KSEF od czego zacząć cz. 1.

lis 14, 2025

Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. System powstał, aby zautomatyzować i zdigitalizować rozliczenia między firmami, co oznacza rewolucję w dotychczasowym obiegu dokumentów.

W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych i PDF-ów, faktury w KSeF mają format XML. Co znacznie ograniczy koszty związane z wydrukami i przesyłaniem ich do klientów. Są także automatycznie rejestrowane i archiwizowane przez system Ministerstwa Finansów w sposób bezpieczny przez 10 lat.

Z KSeF korzystać będą mogły:

firmy krajowe,
biura rachunkowe,
podmioty zagraniczne z polskim NIP.

Najważniejsze zalety KSeF:

szybki dostęp do faktur,
eliminacja błędów,
automatyzacja procesów fakturowania i księgowania,
bezpieczna archiwizacja faktur.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram 2026

Obowiązkowy KSeF został ostatecznie zatwierdzony i zapisany w ustawie o KSeF. System faktur elektronicznych będzie obowiązkowy od 2026 roku i obejmie niemal wszystkie firmy w Polsce. To rozwiązanie, które zastąpi papierowe i PDF-owe faktury w obrocie gospodarczym B2B.
Najważniejsze daty:

Data wejścia	Kogo dotyczy?	Opis
1 lutego 2026	Duże firmy	Roczna sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł. w 2024 r.
1 kwietnia 2026	Pozostali przedsiębiorcy	Mikro, małe i średnie firmy – czynne i zwolnione z VAT
1 stycznia 2027	Najmniejsze firmy	Sprzedaż mniejsza niż 10 tys. zł. brutto miesięcznie, brak infrastruktury IT

Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się, aby wdrożyć KSeF. Warto zrozumieć proces logowania i zasady nadawania uprawnień, a także przygotować zespół do pracy w nowym systemie.

Biuro rachunkowe Income Lublin, oczywiście w tym pomoże!

3 listopada 2025 r. zostało udostępnione środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Dla kogo KSeF jest obowiązkowy, a kogo nie dotyczy?

Obowiązkowy KSeF obejmie:

wszystkich czynnych i zwolnionych podatników VAT z polskim NIP,
firmy krajowe i zagraniczne z siedzibą, bądź stałym miejscem wykonywania działalności w Polsce.

Kogo nie dotyczy obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF?

najmniejszych przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo (sprzedaż brutto do 10 tyś. zł./m-c– do 1 stycznia 2027 r., w 2026 roku wystawianie faktur w KSeF jest dla nich dobrowolne
przedsiębiorców wystawiających faktury konsumenckie na osoby fizyczne nieprowadzące działalności (B2C). Takie faktury można dobrowolnie wprowadzić do KSeF

Jak zalogować się i uzyskać dostęp do KSeF?

Bezpośredni dostęp do KSeF przyznaje Ministerstwo Finansów. Aby zalogować się, można użyć:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
podpisu zaufanego (np. Profil Zaufany),
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dla firm),
tokenu wygenerowanego przez KSeF.

Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona we własnym imieniu i na własny rachunek ma automatycznie przypisane uprawnienia do działania w KseF.

Wszystkie inne podmioty – takie jak spółki, stowarzyszenia czy fundacje – muszą złożyć zawiadomienia ZAW-FA. W formularzu tym wskazuje się tzw. KSeF Mastera. To pierwsza uprawniona w systemie osoba, która następnie może nadawać kolejne uprawnienia pozostałym użytkownikom. Przygotujemy odpowiednie dokumenty i prześlemy do podpisu.

Jak wystawić fakturę w KSeF:

Można wystawić fakturę w swoim dotychczasowym systemie sprzedażowym, który zostanie dostosowany do wymagań KSEF przez producenta oprogramowania (może być wymagana aktualizacja). Fakturę można wystawić bezpośrednio w KSEF lub w darmowym programie do fakturowania Comarch Betterfly, dedykowanym dla małych firm, który jest zintegrowany zarówno z KSEF jak i z naszym systemem księgowym – zapewnimy wsparcie we wdrożeniu oprogramowania i nowego obiegu dokumentów. Można też skorzystać z darmowych aplikacji MF: Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma.
Następnie wysyłamy wystawioną fakturę/faktury do KSeF (zazwyczaj będzie wiązało się to z zaznaczeniem wystawionych faktur i użyciem jednego przycisku „wyślij do KSEF”- zależy od używanego systemu sprzedażowego).
System zweryfikuje jej/ich poprawność
Po weryfikacji, system automatycznie nada fakturze numer KSeF ID.
Następnie użytkownik otrzyma UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru) przyjęcia poprawnej faktury do KSEF.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF?

Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są m.in.

faktury konsumenckie,
faktury wystawiane w związku z: usługami przejazdu autostradą płatną,
usługami udokumentowanymi fakturą w formie biletu (kolej, transport samochodowy, morski i lotniczy),
usługami w branży ubezpieczeniowej i finansowej,
dostawą towarów i świadczeniem usług w ramach procedury samofakturowania – jeżeli nabywca nie ma polskiego NIP-u lub sprzedawca nie ma polskiego NIP-u.

Obieg dokumentów – schemat

1. Sprzedaż:
(A) Klient wystawia fakturę w swoim systemie zintegrowanym (lub zleca Biuru).

(B) Wysyłka do KSeF → numer KSeF + UPO.

(C) Udostępnienie odbiorcy przez KSeF; w systemie sprzedażowym np. Comarch następuje zapis statusu faktury, numeru KSeF i UPO.

2. Zakup:
(A) Dostawca wystawia w KSeF → dokument widoczny dla Klienta.

(B) Biuro importuje dokument z KSeF do swojego systemu Comarch ERP (lista faktur z KSeF → akceptacja merytoryczna i opis faktur przez klienta lub Klient sam importuje faktury zakupu z KSEF do swojego systemu finansowego i przesyła je w formacie XML do Biura.

(C) Weryfikacja, dekretacja i księgowanie przez Biuro Rachunkowe; rozbieżności raportowane do Klienta.

Harmonogram wdrożenia KSEF (propozycja):

Listopad–grudzień 2025

Przegląd procesów sprzedaży/zakupu u Klienta, matryca ról i akceptacji.
Uzgodnienie zakresu: kto wystawia faktury sprzedaży (Klient/Biuro), przygotowanie oprogramowania i jego integracja z INCOME.
Nadanie uprawnień w MCU (dostęp dla Biura i osób Klienta), wygenerowanie certyfikatów. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Aktualizacja/instalacja wersji Comarch ERP obsługującej KSeF 2.0. lub innego oprogramowania do fakturowania zintegrowanego z KSEF

Styczeń 2026