1. Dlaczego nie warto odkładać wdrożenia KSFEu na później
- nawet jeśli nie będziesz objęty obowiązkiem fakturowania w KSEF w roku 2026, prawdopodobnie i tak od lutego 2026 r. będziesz musiał odebrać i opłacić faktury wystawione przez duże podmioty jak firmy telekomunikacyjne czy dostawców mediów;
- KSEF to systemowa rewolucja, która rok po roku będzie obejmować coraz to nowe grupy przedsiębiorców oraz rodzaje translacji gospodarczych – od tego nie uciekniesz….
- KSEF to szansa na cyfrową transformację Twojej firmy, automatyzację i standaryzację w obiegu faktur oraz elektroniczną archiwizację dokumentów;
- KSEF ułatwi współpracę z biurem rachunkowym – koniec z gromadzeniem papierków, przynoszeniem ich do biura, czy skanowaniem by wysłać mailem;
- zacznij wdrażać KSEF bez stresu już teraz – skorzystasz z rocznego okresu karencji, gdyż w 2026 Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar na przedsiębiorców za pomyłki i błędy podczas korzystania z krajowego systemu do wystawiania faktur
2. KSEF od czego zacząć cz. 1.
- Sprawdź czy Twój program do wystawiania faktur został dostosowany do wymogów KSEF – jednym słowem czy oferuje możliwość wysyłki wystawionej faktury do krajowego systemu.
- Jeśli wystawiasz faktury ręcznie (na druczkach, w wordzie lub excelu) zadbaj o dostęp do właściwego narzędzia. Masz do wyboru korzystanie z darmowej Aplikacji Podatnika KSEF 2.0. (obecnie w wersji testowej) lub wybór programu do fakturowania, który jest kompatybilny z KSEF. Nasze biuro pracuje w programie Comarch Optima. Korzystając z programu fakturowego Betterfly zyskujesz nie tylko narzędzie do wygodnego wystawiania faktur w KSEF, ale również możliwość pobierania faktur zakupowych, a także współpracę ONLINE z naszym biurem. Oprogramowanie Comarch Betterfly umożliwia dwukierunkową wymianę dokumentów oraz danych z biurem rachunkowym pracującym na systemie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wysyłać wprost ze swojego systemu do biura faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe. Biuro może natomiast przesyłać informacje o płatnościach podatkowych oraz o wystawionej fakturze za usługi księgowe. Oprócz wysyłania dokumentów oraz odbierania informacji o podatkach, każdy użytkownik aplikacji może również korzystać z wbudowanego komunikatora umożliwiającego swobodną i dwukierunkową wysyłkę wiadomości tekstowych, zdjęć oraz innych plików.
Jeśli jesteś zainteresowany takim rodzajem współpracy skontaktuj się z nami!
3. Sprawdź co się zmieni w Twojej JDG po wdrożeniu KSEF
| JAK JEST OBECNIE | JAK BĘDZIE PO WDROŻENIU KSEF |
|---|---|
| Wystawiasz fakturę na druczku, w programie komputerowym, excelu, wordzie, drukujesz i wersję papierową przekazujesz klientowi do ręki lub przesyłasz pocztą. Ewentualnie zapisujesz fakturę do pliku pdf i przesyłasz klientowi mailem wersję elektroniczną. |
Fakturę wystawisz wyłącznie przy użyciu dwóch rozwiązań:
To oznacza, że faktura wystawiona papierowo czy w pdfie (poza KSEF) nie będzie już dokumentem prawnym. |
| Faktura uznana jest za doręczoną kiedy klient dostanie ją do ręki, otrzyma za pośrednictwem poczty lub ewentualnie emailem (po uprzednim wyrażeniu zgody na taką formę). | Faktura uznana będzie za doręczoną, gdy zostanie przyjęta w krajowym systemie, czego potwierdzeniem będzie otrzymanie unikalnego numeru.
Każda faktura przyjęta w KSEF trafi do obrotu gospodarczego. |
| Gdy wystawisz fakturę przez pomyłkę, możesz ją anulować. Gdy stwierdzisz błąd możesz fakturę skorygować, a Twój klient może wystawić notę korygującą. Gdy faktura do klienta nie dotrze możesz wystawić duplikat faktury. |
Faktury wystawione w KSEF będzie można poprawiać jedynie poprzez wystawienie faktur korygujących.
Z obrotu znikną noty korygujące oraz duplikaty. Nie będzie możliwe anulowanie faktury. Zapomnij o podmianach czy wystawianiu faktur z datą wsteczną. |
| Robisz zakupy na firmę. Otrzymujesz faktury papierowo lub elektronicznie w pdfie. Opłacasz je i archiwizujesz. | Robisz zakupy na firmę. Jeśli Twój dostawca podlega obowiązkowo pod KSEF, wówczas Twoja kosztowa faktura zostanie wysłana do KSEF, a dostęp do niej będziesz miał po zalogowaniu do aplikacji lub pobraniu pliku do swojego programu fakturowego.
Nie dostaniesz już papierowej faktury do ręki, ani w mailu. |
| Gromadzisz faktury sprzedażowe i kosztowe, by po zakończeniu miesiąca przekazać je do biura rachunkowego w formie papierowej lub wysyłasz skany mailem. | Przekazanie dokumentów do biura będzie odbywać się wg jednej z wybranych opcji:
Do biura rachunkowego będziesz przekazywać faktury w ustrukturyzowanym schemacie XML. |
| Biuro oddrukowuje dokumenty, sprawdza je pod kątem merytorycznym i formalnym, wprowadza do programu księgowego, oblicza Twoje podatki, wysyła niezbędne deklaracje elektronicznie do US. |
Biuro będzie zaczytywać faktury w formacie XML do swojego programu księgowego. Sprawdzanie, księgowanie, liczenie podatków, wysyłka deklaracji do US będzie odbywać się bez zmian. |
| Dokumenty źródłowe, faktury, wszelkie rejestry oraz księgi przechowywane w wersji papierowej. | Faktury wystawione w systemie KSEF będą w nim przechowywane przez okres 10 lat.
Nie musisz już archiwizować faktur objętych KSEF w wersji papierowej. |
